グローバル化が進む中、日本にいても取引先などへ英語でメールを送る機会が増えて来ています。「よろしくお願い致します」や「お世話になっております」など、日本語のメールでは頻繁に使われていても、英語に直接訳せないようなフレーズは、一体どのように書けば良いのでしょうか？
そこで今回は、アメリカのニューヨークで働いている筆者が、ビジネスメールで使える、英語のフレーズをご紹介したいと思います。
件名に使えるフレーズ
日本語のメールと同じように、英語でのビジネスメールでも簡潔でわかりやすい件名をつけることが基本です。
日本語では「〜の件」「〜について」など接尾語がありますが、英語のメールではそのような特定の表現は使わないことが多いです。
メールの内容によって表現が変わってくるので、例を見ていきましょう。
連絡メール
Next meeting: Oct 20 (Fri) at Room #1 ー「次回会議：10月20日(金)１号室」
会議の連絡などのメールでは件名に会議の名前、日時、場所のみを簡潔に書きます。
お礼のメール
・Thank you for your order ー「ご購入ありがとうございました」
・Thank you for your time today ー「本日はお忙しい中ありがとうございました」
・Thank you for the interview opportunity todayー「面接をして頂き有難うございました」
お礼をする際のメールでは「Thank you」の後に感謝している内容を続けます。
報告メール
・Done with the marketing research ー「市場調査が完了しました」
・I’ve asked Mr.〇〇 about the issue ー「〇〇様に例の問題について確認しました」
・Marketing research report ー「市場調査報告書」
報告メールでは報告内容を一言でまとめるか、長い場合は「〜の報告書」などと書きます。
本文で使える英語のフレーズ
相手の名前
日本語の「〇〇様、」に当たる部分は、英語のビジネスメールでも必ず書きます。その際のポイントは、英語のメールでは下の名前でお互いを呼び合うことがほとんどだということです。同僚や取引先の担当者、また普段よく顔を合わせる上司などは、まず下の名前で呼んで大丈夫です。
また名前の直前に「Hi」や「Hello」などの簡単な挨拶を付けることも頻繁にあります。
例）「Hi Kerry,」「Hello Bob,」
注意点としては、相手先の社長や教授など、明らかに社会的地位が高い場合でプライドの高い人だった場合、下の名前で呼ばれることを嫌う人もたまにいます。そういう場合はMr.やMs.、Dr.やProfessor等を付けて苗字で呼ぶ方が賢明でしょう。
なお、MrsやMissは既婚と未婚女性を分けて呼ぶ呼び方になり、差別的または失礼に取られてしまうので、女性の苗字を呼ぶ場合は必ず「Ms.」を使うようにしましょう。
メールの締め
日本語のメールを締める際には「よろしくお願いいたします」や「それでは」などを使う場合がほとんどですが、英語にはそれらに直訳できる単語が存在しません。
それでは英語のメールの締めで使えるフレーズを見ていきます。
Sincerely,
Sincerelyは非常に丁寧な言い方で、直訳すると「心から」という意味になりますが、特に意味はなく、就活や相手先に初めて出すメールなどでよく使われます。数回やり取りをした相手に毎回Sincerelyを書いていると少しくどいので、好印象を与えたい最初のメールなどに使うようにしましょう。
Best regards,
Best regardsはSincerelyよりも一般的で、社長や教授などの目上の人に送るメールなどによく用いられます。
Best
BestはSincerelyやBest regardsよりもフレンドリーな言い方で、同僚や気の知れた上司、また何度もメールのやり取りをした取引先などへのメールで頻繁に使われます
これらのフレーズには必ずカンマ（,）を付けます。その後改行し、自分の名前を下に書きます。
例）「Best regards,
Taro Yamada」
まとめ
いかがでしたでしょうか？英語のビジネスメールでは、日本語を直訳しただけでは意味が通らないことが多くあります。日本よりもずっとラフな関係を求める英語圏のビジネスで成功するためには、必要以上にかしこまった文章ではなく、フレンドリーで対等な関係を築けるような文章を心がけましょう。
★担当ライター：エレンさん
★プロフィール：日本の高校を卒業後、レイクランド大学ジャパンキャンパスにて準学士号を取得し英語力を向上、その後アメリカのペンシルバニア州立大学にて教育政策学を専攻。留学中から交際を続けていたアメリカ人男性と大学卒業後に国際結婚し、現在はニューヨークにてオンラインビジネスを起業。
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